Herrero & Asociados implanta Atril®, a nivel corporativo, para gestionar sus documentos físicos y electrónicos de forma automática

 

Herrero & Asociados, implanta en sus oficinas de España, Portugal y México la plataforma Atril®, de IPSA, para procesar de forma automática, y a través de una única plataforma electrónica, toda la documentación que recibe o envía: papel, faxes, archivos electrónicos (en diversos formatos: office, pdf´s, etc…) correos electrónicos y formularios electrónicos.

De este modo, Herrero & Asociados se ha convertido en uno de los primeros despachos españoles en utilizar una única herramienta software para automatizar los documentos, tanto físicos como electrónicos, que generan sus sistemas corporativos y/o envían sus clientes, facilitando así, la gestión electrónica de los expedientes jurídicos con sus clientes y con las AAPP.

Situación inicial

Herrero & Asociados por su actividad gestiona expedientes que incluyen documentación de distinta naturaleza: papel, correos electrónicos, archivos anexos a correos electrónicos.

Esta situación constituía un problema al tratarse de documentación heterogénea y presentada en diversos soportes por lo que había una falta de visualización global de los expedientes y una excesiva cantidad de papel generada y recibida que debía ser custodiada físicamente y consultada con asiduidad, con la correspondiente problemática asociada.

Solución implantada

Con el fin de mejorar el servicio a sus clientes Herrero & Asociados eligió la plataforma Atril^® para automatizar sus procesos documentales.

Atril^® permite que en un único expediente electrónico se incluya toda la documentación, independientemente de su naturaleza y procedencia. El workflow de Atril^® redirige cada expediente a las áreas que requieran trabajar sobre el mismo.

Finalmente toda la documentación de los expedientes se archiva en un repositorio, de acceso online que permite que varias personas puedan consultar y trabajar al mismo tiempo.

Beneficios

• Gestión de forma centralizada y automática de los expedientes.
• Acceso remoto a la información a través de Intranet/Internet.
• Mayor eficiencia en los procesos de envío y admisión de información.
• Procesar desde una única plataforma cualquier tipo de archivo: papel, fax, archivos electrónicos, e-mails y formularios electrónicos.
• Facilita la gestión electrónica de los expedientes con sus clientes y la AAPP.
• Eliminación de la problemática inherente al papel: ahorro de costes, gestión de expedientes.