Madrid, 06 Feb. 2012
Atril Gestión de Expedientes
Atril Gestión de Expedientes es la solución de IPSA para automatizar los procesos de negocio vinculados a los expedientes.
La solución se divide en las siguientes etapas que recogen el ciclo de vida documental completo de cualquier tipo de expediente:
Captura y Distribución Inteligente
En ésta fase se capturan las imágenes por medio de la digitalización local y/o remota o la importación de objetos documentales al proceso.
A continuación el módulo de distribución inteligente de Atril Gestión de Expedientes envía electrónicamente al centro de procesamiento designado toda la documentación para su procesamiento, garantizando la integridad del proceso y la trazabilidad del documento en el sistema.
Atril Gestión de Expedientes distribuye la información y asegura el correcto envío de la misma, la trazabilidad sobre el proceso y los puntos de origen, las actividades de preproceso sobre las imágenes y el envío de cada documento al centro de procesamiento más adecuado en caso que existieran varios.
Procesamiento Automatizado
En esta etapa se realiza el control de calidad de los datos provenientes del proceso de captura. El usuario gestiona la información que le llega, la completa, valida y exporta a los diferentes sistemas de almacenamiento. En esta etapa interviene el workflow documental, que coordina todas las actividades y automatiza y relaciona la captura y la consulta con los procesos de negocio asociados.
El sistema de workflow que aporta Atril Gestión de Expedientes es el encargado de la coordinación, ejecución y administración de los procesos de negocio de acuerdo al flujo de trabajo definido, analizando las reglas de negocio y asignando las tareas a los sistemas, grupos o individuos correctos en el momento adecuado.
Los usuarios trabajan sobre los expedientes por medio de distintas actividades:
- Extracción de información automática
- Clasificación documental
- Grabación de los campos requeridos por cada documento
- Revisión de los datos para asegurar la calidad del proceso
- Actividades de aprobación mediante la verificación y comprobación de la imagen
Atril Gestión de Expedientes dispone de herramientas de control y gestión, como informes o avisos, que permiten a los administradores o supervisores del sistema comprobar el estado del proceso en cada momento para así adoptar las medidas adecuadas.
Una vez procesados los documentos otros departamentos de la organización podrían consultar la información necesaria para distintos procesos de negocio.
Gestión Documental
Este módulo permite almacenar y consultar las imágenes y los datos asociados de los expedientes almacenados, así como su estado dentro del proceso que se realiza con ellos. Los usuarios acceden por medio de un canal web seguro desde donde se realizan las búsquedas por distintos campos, y pueden ver y navegar por la jerarquía del expediente.
