Mercedes Benz elige la tecnología de IPSA para procesar sus facturas de Europa y Norteamérica.

About the project

Mercedes Benz recibía facturas de proveedores procedentes de varios países. Los datos de cada factura se gestionaban a mano en el país de origen para incluirlas en sus sistemas de consulta y que fueran accesibles a todo el grupo.

Para automatizar el proceso, Mercedes Benz delegó todo el proceso de digitalización y procesamiento de facturas, a través de un modelo en outsourcing centralizado en España y mediante la tecnología de IPSA con el objetivo de obtener los datos finales en el formato adecuado para sus sistemas.

Solución implantada

Mercedes Benz utiliza la solución Invoice Processing de IPSA para automatizar la recepción, captura, tratamiento, y archivo de más de 480.000 facturas anuales de sus proveedores.

Los países que digitalizan en origen sus facturas con la solución Cloud Invoice de IPSA, envían los datos e imágenes al centro de procesamiento de facturas en España con esta solución para la captura remota.

En el centro de proceso, se digitalizan las facturas físicas recibidas del resto de países y se incluyen en el proceso de tratamiento gestionado por la solución Invoice Processing de IPSA. Este clasifica automáticamente las facturas por país de recepción, , y crea un control automático por país y por tipo de factura, facilitando su posterior consulta y tratamiento, asignando a cada factura un número identificador unívoco.

De este modo, se ha sustituido el procesamiento manual de los códigos de barras y los datos críticos de las facturas, por la digitalización del documento y el procesamiento de sus datos, lo que conlleva una agilización del proceso de gestión de cobro, inserción en sus sistemas, seguimiento del workflow y consulta de las mismas.

En la actualidad se procesan las facturas procedentes de 14 países: Suiza, Bélgica, Holanda, Dinamarca, Francia, Inglaterra, España, Portugal, Suecia, Polonia, Grecia, Italia, USA y Canadá.

El alto volumen de documentos a procesar unido a la amplitud de formatos recibidos han obligado a buscar soluciones con un enfoque masivo (no sólo departamental), pues se reciben documentos de múltiples proveedores y de diferentes países europeos.

Para el éxito del proyecto, la tecnología de IPSA ha tenido que solucionar algunas condiciones especialmente críticas en la gestión de documentos no estructurados, como son:

  • La diversidad de formatos de facturas con diferente casuística.
  • Diversidad de países, en la actualidad se procesan las facturas de 14 países.
  • Más de 7 idiomas.
  • Diferentes monedas.
  • Varios tipos de IVA.
  • Redondeos.
  • Necesidad de digitalización de tickets.
  • Facturas manuscritas.

Beneficios obtenidos

Con la aplicación de las soluciones Invoice Processing y Cloud Invoice para el procesamiento automatizado de facturas, Mercedes Benz ha obtenido, entre otros, los siguientes beneficios:

  • Clasificación automática de las facturas por empresa emisora.
  • Mayor eficacia y rapidez al eliminar la manipulación manual.
  • Mantenimiento e integración con los sistemas corporativos de la entidad.
  • Optimización entidad.
  • Optimización de los procesos internos incorporando imágenes digitales donde antes había documentos físicos.
  • Ahorro en costes y posibilidad de reutilización de recursos para múltiples documentos.

Sobre IPSA

IPSA, Soluções Cloud de captura e administração de documentos para processos críticos de negocio.

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