Todos los despachos, para el día a día de su negocio, tienen que gestionar miles de expedientes compuestos por cientos de documentos de diversos formatos (email, Word, documentos en papel…) y procedencia.

Los expedientes vivos, a los que hay que incorporar nuevos documentos constantemente, se mezclan con los antiguos que hay que seguir consultando. Esto genera una pérdida de tiempo en la búsqueda de la información y un problema de espacio ya que es necesario tener accesibles todos los expedientes.

Los clientes cada día precisan una mejora  en el nivel y calidad del servicio a la vez que solicitan disminución en el coste del servicio, incrementando la importancia de disponer de sistemas de información eficientes, que automaticen la información y abaraten los costes derivados de la misma.

Todos estos motivos hacen que cualquier despacho profesional debe contar con un sistema de gestión documental que realmente le permita hacer frente a estos retos.

Atril Gestión de Expedientes convierte los expedientes en papel de cualquier despacho en expedientes electrónicos para gestionarlos de una manera eficaz a la vez que aporta una total visibilidad a toda la compañía y se controla el contenido de los mismos.

Los documentos físicos son incorporados de forma automática en formato electrónico, a un sistema de gestión de expedientes que es capaz de gestionar tanto los expedientes vivos con los antiguos, con herramientas para la automatización de tareas, gestión de recursos, etc.

Permite centralizar en un único repositorio todos los expedientes y consultarlos tanto por el personal interno (Intranet) como por los clientes u otros grupos de interés (Internet).

Caso de éxito Herrero & Asociados: Gestión de documentos físicos y electrónicos de forma automática.

• Reducción de costes inherentes al papel (archivo, manipulación, valija…)
• Mayor eficiencia en el proceso de envió e incorporación de la información
• Gestión de forma centralizada y automática de los expedientes (eliminar duplicidad)
• Acceso a la información desde cualquier lugar de manera rápida y simple
• Colaboración entre departamentos más eficiente
• Procesamiento desde una misma plataforma de cualquier tipo de archivo: papel, archivos electrónicos, fax o email (incluyendo adjuntos)
• Incremento de la seguridad de los expedientes y acceso a la información
• Mejorar relaciones y compartir información, de manera controlada, con terceros (AA.PP., abogados u otros figuras jurídicas) y clientes
• Control de la carga de trabajo de todo el personal